“Lo que no se mide, no se hace”
Ximena de Obaldía (xdoconsulting) es una de las consultoras gastronómicas más reconocidas en Panamá por su enfoque directo, técnico y basado en procesos. Su experiencia en la gestión de restaurantes en Estados Unidos marcó el inicio de una carrera orientada a profesionalizar un sector donde la intuición suele reemplazar la estructura. Al llegar a Panamá, identificó un vacío profundo en la manera en que muchos emprendedores del sector operaban sus negocios: sin manuales, sin sistemas definidos y con desconocimiento de sus propios costos. Esa observación la llevó a construir un modelo de consultoría integral enfocado en orden, rentabilidad y liderazgo.
Para Obaldía, el éxito de un restaurante no depende solo de un buen plato, sino de la capacidad del equipo para ejecutar procesos con consistencia y seguimiento. Su metodología se centra en la implementación de sistemas medibles que permitan a los dueños tomar decisiones informadas, controlar márgenes y sostener el crecimiento. Su frase “lo que no se mide, no se hace” resume su filosofía de trabajo.
La consultora considera que muchas fallas en la industria nacen de la falta de cultura organizacional y del desconocimiento de los indicadores clave. También enfatiza la importancia de construir marcas honestas que cumplan lo que prometen en redes sociales y en la experiencia diaria del cliente.
Desde xdoconsulting, Obaldía se ha consolidado como una figura que combina visión estratégica, conocimiento técnico y liderazgo humano. Su objetivo no es solo optimizar operaciones, sino transformar la mentalidad del empresario gastronómico: entender que la rentabilidad nace del orden, la constancia y la capacidad de mantener coherencia entre lo que se comunica y lo que se ofrece.
Inicios y motivación
¿Qué te motivó a especializarte en consultoría para restaurantes y cafeterías?
Llegué a Panamá después de trabajar muchos años en Estados Unidos y me di cuenta de que todo lo que daba por sentado en las empresas donde había trabajado —procesos, sistemas, manuales, recetarios, etc.— aquí no existía. En ese momento, Diego Fernández, uno de los propietarios de SmokeShack, me llamó y me pidió ayuda porque conocía mi experiencia manejando restaurantes fuera de Panamá. Allí comencé a moldear un portafolio de servicios para ofrecer y, poco después, renuncié a mi trabajo.
¿Cuál fue el primer gran aprendizaje que obtuviste trabajando directamente con negocios gastronómicos?
Que el éxito está en crear e implementar procesos estando presente y en entrenar al personal para que los ejecuten día tras día.
Estrategia y gestión
¿Cómo defines el enfoque estratégico que aplicas cuando tomas un nuevo cliente?
Cada cliente es completamente distinto porque siempre están en diferentes etapas. Con un restaurante en funcionamiento, lo primordial es observar con mis propios ojos cómo operan, hacer preguntas al personal —desde el asador hasta el gerente— y entender su cultura y procesos diarios. En el caso de un restaurante que aún no ha abierto, necesito conocer el plan que tienen en mente y detectar los vacíos que deben llenarse para garantizar el éxito.
¿Qué te parece esencial que todo emprendedor gastronómico entienda antes de abrir un local?
Que debe estar presente para que su negocio sea exitoso, y que un buen plato de comida no basta. El margen de ganancia en esta industria es muy pequeño comparado con el nivel de trabajo que requiere, y solo quien lo entiende y lo disfruta logra sostenerlo.
¿Qué tan importante es para ti que un cliente comprenda desde el inicio el valor de las redes sociales dentro de su modelo de negocio?
Más allá del valor de las redes, deben entender que hay que manejarlas con intención para que realmente tengan un impacto. No se trata de publicar por publicar, sino de mantenerse en el top of mind de su audiencia.
Operación y rentabilidad según Ximena de Obaldía (xdoconsulting)
¿Cuáles son los errores operativos más frecuentes que detectas cuando comienzas una consultoría?
La mayoría no tiene idea de cuáles son sus costos mensuales de alimentos y bebidas. Entonces, ¿cuál es el negocio?
¿Qué procesos base debe tener toda operación gastronómica para ser rentable?
Análisis y control de merma, costeo del menú, inventarios para pedidos y para determinar los costos mes a mes. Solo en el tema de costos de comida ya hay mucho por hacer. También deben realizar un análisis de punto de equilibrio donde se incluyan todos los gastos y costos, para entender cuánto deben vender sin tener que sacar dinero de su bolsillo.
¿Cómo ayudas a tus clientes a traducir números en decisiones operativas inteligentes?
Tener un menú bien costeado les da libertad para tomar mejores decisiones sobre precios, costos y rentabilidad mensual. Les ofrece una visión clara de cómo se maneja el producto y dónde es necesario ajustar.
¿Qué prácticas recomiendas para evitar que la operación se descontrole cuando el negocio crece?
Crear e implementar sistemas y procesos, no solo por escrito, sino enseñados, comprobados y con mucho seguimiento.
Cultura organizacional y liderazgo
¿Cómo usas las redes sociales como canal de retroalimentación para mejorar la operación de un local?
Hay que responder y ser humano. A la gente no le gusta la automatización; necesitan sentir que hay una persona detrás que escucha y toma en cuenta su opinión.
¿Qué peso tiene la cultura organizacional en el éxito de un restaurante?
Todo. Puedes tener sistemas, procesos, manuales y suficiente personal, pero si la cultura es creada por los colaboradores y no está alineada con la misión, visión y valores, el negocio no lo diriges tú.
¿Cómo guías a tus clientes para que construyan equipos sólidos y con propósito?
Hago mucho énfasis en crear sistemas y procesos que puedan medirse y darles seguimiento, porque lo que no se mide, no se hace.
¿Qué señales te indican que un negocio tiene problemas de liderazgo interno?
Alta rotación de personal, inconsistencia en el servicio y fallas en la ejecución.
Crecimiento y expansión
¿Qué indicadores usar para saber si un negocio está listo para crecer?
Only grow as fast as you can replicate the magic. Si puedes hacerlo igual o mejor en otro local porque ya tienes estándares y sistemas implementados, adelante.
¿Qué factores estratégicos priorizas cuando recomiendas una expansión?
Análisis del área en distintos horarios, disponibilidad de estacionamiento (si no es una zona muy transitada) y conocer qué piden los comensales actuales y de dónde provienen.
¿Cómo manejas las expectativas de crecimiento de los clientes que no tienen bases sólidas?
Soy realista, para eso me pagan. Si no les gusta y no hacen los ajustes necesarios, les deseo suerte.
¿Cómo integrar las redes sociales en una estrategia de expansión bien estructurada?
Crear expectativa sobre lo que viene para la marca desde mucho antes del lanzamiento es fundamental.
¿Qué diferencia a un negocio que crece con estrategia de uno que solo reacciona al mercado?
El primero garantiza experiencias y obtiene resultados positivos; el segundo es inconsistente y le cuesta mantenerse en positivo.
Redes sociales y comunicación
¿Cómo percibes la tendencia de influencers que abren cafeterías o restaurantes sin experiencia en gestión gastronómica?
Hay maneras más sencillas y rápidas de generar dinero. Esta industria no es para todo el mundo. Sin embargo, si cuentan con el capital para contratar a un gran equipo y se instruyen correctamente para evitar errores, adelante. Conozco casos de éxito de personas sin experiencia previa que tenían una visión clara, invirtieron en capacitación y hoy lideran marcas grandes y reconocidas (sí, incluyéndome como parte de ese proceso, jajaja).
¿Qué opinas de la sobreoferta gastronómica en Panamá?
Siempre habrá espacio para quien decida hacer las cosas de forma correcta y diferente, de manera constante.
¿Qué tan común es que los emprendedores se enfoquen más en estética que en rentabilidad?
Muy común. He tenido clientes que me llaman diciendo que ya tienen el local, pero cuando pregunto por el menú o el chef, no tienen idea de lo que quieren hacer. Sin comentarios.
¿Qué opinas de la presión que ejercen las redes sociales sobre la forma en que se construyen las marcas gastronómicas?
Entiendo su importancia, pero lo fundamental es poder cumplir, día tras día, con lo que se muestra en redes. Lamentablemente, en muchos casos no es así.
¿Qué errores cometen con más frecuencia los negocios al comunicar su propuesta de valor?
No entienden quién es su cliente o no saben quién debería serlo, por lo que no logran conectar con lo que realmente necesita.
¿Qué consejos das a tus clientes para usar las redes sociales como herramienta de venta y no solo como catálogo visual?
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Cumple con lo que prometes a tu cliente potencial.
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Interactúa y sé humano.
Respuestas rápidas de Ximena de Obaldía (xdoconsulting)
¿Primer diagnóstico que haces al entrar a un negocio?
Uso o falta de procesos y sistemas.
¿Un error que se repite en el 90 % de los locales?
No llevan un inventario mensual ni conocen sus costos de alimentos y bebidas.
¿Una palabra clave para construir cultura?
Seguimiento.
¿Qué indicador nunca debe ignorar un dueño de restaurante?
Alta rotación de personal y quejas continuas.
¿Qué herramienta usas a diario?
Excel.
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